С 1 сентября 2024 года, усиленные квалифицированные электронные подписи, выпущенные коммерческими аккредитованными удостоверяющими центрами на сотрудников компаний, которые содержат в сертификате реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН), станут недействительными. Это означает, что с этой даты сотрудники компаний больше не смогут использовать такие подписи для подписания документов от имени организации.

Уточним, что до 1 сентября уполномоченные представители организаций могли подписывать электронные документы компании одним из двух способов.

1. Посредством личного сертификата физлица, полученного в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах. Для подтверждения полномочий прикладывается машиночитаемая доверенность, которая выступает в качестве цифрового аналога бумажной доверенности.
2. Посредством так называемого сертификата сотрудника, который тоже выпускался коммерческими аккредитованными удостоверяющими центрами и содержит в себе реквизиты организации (наименование, ИНН, ОГРН). Добавленные реквизиты приравнивали такую усиленную электронную подпись к электронной подписи юридического лица и снимали с организации обязательство в оформлении доверенности.

С 1 сентября сертификатами сотрудников пользоваться будет нельзя. К этой дате каждый уполномоченный представитель (например, бухгалтер) должен получить в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре личный сертификат физлица и оформить необходимые МЧД для подтверждения полномочий.

На сайте ФНС России создан сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме (машиночитаемом виде) для представления в налоговые органы». При формировании доверенности с помощью сервиса необходимо указать следующие сведения:

• о доверенности — срок действия и номер, который нужно создать самостоятельно с учётом регламентов компании;
• о доверителе — компании или индивидуальном предпринимателе;
• о представителе — лице, которое будет направлять документы в ФНС;
• о полномочиях — какой функционал доступен сотрудник по этой доверенности.

Когда доверенность будет сформирована, индивидуальному предпринимателю или руководителю компании нужно подписать её с помощью своей усиленной квалифицированной электронной подписи. Подписанную доверенность можно скачать в виде файла, который будет прикладываться к документам и отчётам, направляемым в налоговую службу.

Обращаем внимание, что ранее выпущенные в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах сертификаты физлиц, не включавшие в себя реквизиты юридического лица, а также усиленные квалифицированные электронные подписи руководителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, выпущенных в удостоверяющем центре ФНС России, продолжат свое действие.

Для удобства налогоплательщиков усиленные квалифицированные электронные подписи, выпущенные в удостоверяющем центре ФНС России, можно перевыпустить самостоятельно до окончания срока действия сертификата. Процедура дистанционного перевыпуска сертификата ФНС России занимает несколько минут. Пользователи электронных сервисов «Личный кабинет юридического лица» и «Личный кабинет индивидуального предпринимателя», которые ранее уже получили усиленную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России и авторизовались с ее помощью в личном кабинете, могут продлить её без личного посещения налогового органа через вкладку  «Перевыпуск КЭП» в личном кабинете налогоплательщика. Для продления электронной подписи через личный кабинет налогоплательщика ЮЛ или ИП необходимо выполнение следующих условий:

• пользователь (владелец сертификата) ранее лично получил сертификат в Удостоверяющем центре ФНС России или у Доверенных лиц ФНС России;
• ранее полученный сертификат ФНС России еще действует;
• компьютер настроен для работы с имеющимся сертификатом.